GOZ-Abrechnung: Die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die GOZ-Abrechnung, also die Abrechnung privatzahnärztlicher Leistungen nach der Gebührenordnung für Zahnärzte, ist eine der häufigsten Quellen für ungenutztes Honorar in der Praxis. Das liegt selten an mangelndem Fachwissen. Es liegt daran, dass das Regelwerk komplex ist, die Formvorschriften streng sind und im Praxisalltag wenig Zeit für eine sorgfältige Prüfung bleibt. Dieser Beitrag zeigt die häufigsten Fehlerquellen bei der GOZ-Abrechnung und wie Sie diese in Ihrer Zahnarztpraxis systematisch abstellen.

Was Sie über die Gebührenordnung für Zahnärzte wissen sollten

Die Gebührenordnung für Zahnärzte trat 1988 in Kraft. Der Punktwert von 5,62421 Cent ist seitdem unverändert. Die Novelle 2012 brachte Anpassungen, unter anderem die Schriftformpflicht für Verlangensleistungen und klarere Regeln zur Analogberechnung. Die Weiterentwicklung der Zahnmedizin hat das Gebührenverzeichnis dennoch überholt.

Das Ergebnis ist ein Regelwerk, das moderne Behandlungsverfahren nur unvollständig abbildet, zugleich strenge Formvorschriften stellt und viel Interpretationsspielraum lässt. Kommentare, Mustervorlagen und aktuelle Beschlüsse des Beratungsforums für Gebührenordnungsfragen stellt die Bundeszahnärztekammer (BZÄK) bereit.

Hinzu kommt der wirtschaftliche Druck. Seit über 30 Jahren bleibt der Punktwert unverändert, während Betriebs-, Material-, Personal- und Raumkosten kontinuierlich steigen. Wirtschaftliches Arbeiten allein zu den Regelsätzen ist damit kaum noch möglich. Umso mehr fällt ins Gewicht, dass viele Praxen ihr GOZ-Honorarpotenzial nicht ausschöpfen. In der Zusammenarbeit mit Praxen sehen wir das regelmäßig: Leistungen bleiben unvollständig dokumentiert, der Steigerungsfaktor wird pauschal gesetzt, Analogziffern bleiben ungenutzt.

Warum die GOZ-Abrechnung so fehleranfällig ist

Fehler in der GOZ-Abrechnung entstehen selten aus Nachlässigkeit und meist nicht aus Unwissen. Sie entstehen im Alltag. Zeitdruck, Personalengpässe und die Tatsache, dass die Abrechnung oft nebenher erledigt werden muss, erzeugen ein hohes Fehlerpotenzial.

Dazu kommt die Struktur des Regelwerks: komplexe Bestimmungen, strenge Formvorschriften und Ziffern mit gegenseitigen Ausschlüssen. Wer diese Bereiche kennt, deckt die häufigsten und teuersten Fehlerquellen ab.

Lückenhafte Dokumentation kostet Honorar

Eine unvollständige Behandlungsdokumentation ist die häufigste und folgenreichste Fehlerquelle in der zahnärztlichen Abrechnung. Ihre Abrechnungskraft kann nur berechnen, was dokumentiert ist. Fehlen Angaben zu erbrachten Anästhesien, verwendeten Materialien oder den Besonderheiten des Behandlungsfalls, bleibt Honorar zwangsläufig ungenutzt.

Der Unterschied zeigt sich im konkreten Fall. Ein knapper Eintrag wie „Infiltrationsanästhesie, dentinadhäsive Füllung gelegt“ erlaubt nur eine Basisabrechnung. Wird dagegen festgehalten, dass zwei verschiedene Anästhesiegebiete versorgt wurden, der Patient erhöhten Betreuungsaufwand erforderte und an den Nachbarzähnen zusätzlich eine Belagsentfernung stattfand, entsteht die Grundlage für eine vollständige und rechtssichere Rechnung. Bei Beanstandungen durch Kostenerstatter oder in rechtlichen Auseinandersetzungen ist eine lückenlose Dokumentation zudem Ihre einzige belastbare Beweisgrundlage.

Dokumentieren Sie direkt nach der Behandlung, nicht erst am Tagesende. Besonderheiten des Falls, die Behandlungsdauer, der erhöhte Zeitaufwand und patientenseitige Komplikationen gehören explizit in die Karteikarte. Diese Angaben sind zugleich die Grundlage für die spätere Begründung des Steigerungsfaktors.

Der Steigerungsfaktor: unterschätzte Reserve in jeder Praxis

Der Steigerungsfaktor bestimmt, mit welchem Vielfachen des einfachen Gebührensatzes eine Leistung berechnet wird. In vielen Praxen wird der 2,3-fache Satz pauschal gesetzt, ohne den Einzelfall zu prüfen. Das ist nachvollziehbar, denn oberhalb des 2,3-fachen Satzes ist eine schriftliche Begründung erforderlich, und diese Hürde schreckt im Alltag ab. Das Ergebnis ist systematisch unterschätztes Honorar.

Oft kommt eine Hemmung hinzu: die Sorge, ein höherer Faktor könnte unverhältnismäßig wirken oder Rückfragen von Patienten und Kostenerstattern auslösen. Diese Sorge steht dem angemessenen Honorar häufig im Weg. Tatsächlich erreichen viele GOZ-Leistungen selbst beim 3,5-fachen Satz nicht den Wert der vergleichbaren Leistung nach dem BEMA, dem Bewertungsmaßstab für die Abrechnung gesetzlich Versicherter. Die Gegenüberstellung von BEMA und GOZ im direkten Vergleich macht das für die einzelnen Positionen sichtbar.

Die schriftliche Begründung des Steigerungsfaktors nach GOZ ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern das Instrument, um das Honorar an den tatsächlichen Behandlungsaufwand zu koppeln. Eine Faktorerhöhung stützt sich auf zwei Kriterien, die zusammenwirken:

1. Basiskriterium: Zeitaufwand, Umstände der Ausführung und Schwierigkeitsgrad der Leistung
2. Patientenbezogene Begründung: der konkrete Einzelfall, die Behandlungsmethode oder der Krankheitsfall

Legen Sie den Steigerungsfaktor fallbezogen und bewusst fest und dokumentieren Sie die Besonderheiten sauber in der Karteikarte. Erläutern Sie einem Patienten die Schwierigkeit der Behandlung ruhig schon vorab. Das nimmt späteren Rückfragen die Grundlage.

Ab dem 3,5-fachen Satz ist die Honorarvereinbarung Pflicht

Der Gebührenrahmen der GOZ reicht vom einfachen bis zum 3,5-fachen Satz. Innerhalb dieses Rahmens genügt bei einer Überschreitung des 2,3-fachen Satzes die schriftliche Begründung auf der Rechnung. Erst wer darüber hinausgehen möchte, braucht eine andere Grundlage.

Steigerungsfaktor	Wann zulässig	Formvorschrift
bis 2,3-fach	Regelfall (Durchschnittsleistung)	keine gesonderte Begründung nötig
über 2,3 bis 3,5-fach	nur bei Besonderheiten in Schwierigkeit, Zeitaufwand oder Behandlungsumständen	schriftliche Begründung auf der Rechnung (§ 10 GOZ)
über 3,5-fach	nur mit Zustimmung des Patienten	schriftliche Honorarvereinbarung vor Behandlungsbeginn (§ 2 GOZ)

Überschreiten Sie den 3,5-fachen Satz, ist eine schriftliche Honorarvereinbarung mit dem Patienten vor Behandlungsbeginn zwingend, geregelt in § 2 Abs. 1 der GOZ. Liegt sie nicht vor, ist der Anspruch auf das darüber hinausgehende Honorar rechtlich nicht durchsetzbar. Der Patient kann die Zahlung des Mehrbetrags verweigern, ohne dass ein Rückgriff besteht.

Für die formell korrekte Umsetzung stellt die Bundeszahnärztekammer Mustervorlagen bereit. Machen Sie die Honorarvereinbarung zu einem verbindlichen Schritt im Behandlungsablauf, bevor die erste Leistung erbracht wird.

Analogziffern: ungenutztes Honorarpotenzial

Moderne Behandlungsverfahren sind im GOZ-Gebührenverzeichnis oft nicht oder nur unzureichend abgebildet. Dazu zählen die computergestützte Auswertung der optisch-elektronischen Abformung, lasergestützte Therapien, soweit sie nicht Bestandteil einer anderen Leistung sind, oder die Behandlung mit einer Unterkieferprotrusionsschiene. Viele Praxen verzichten in solchen Fällen ganz auf eine Abrechnung oder greifen zu einer Ziffer, die den Aufwand nicht angemessen abbildet.

Beides lässt sich vermeiden. Die Analogberechnung ist kein kreativer Kunstgriff, sondern ein legitimes Instrument, um das Honorar am tatsächlichen Aufwand auszurichten. § 6 Abs. 1 der GOZ erlaubt es, selbständige Leistungen, die nicht im Gebührenverzeichnis enthalten sind, entsprechend einer gleichwertigen Leistung zu berechnen. Voraussetzung ist:

• Es handelt sich um eine medizinisch notwendige Leistung.
• Die Leistung ist selbständig und weder ganz noch als Teilleistung bereits in der GOZ enthalten.
• Die herangezogene Vergleichsziffer ist nach Art, Kosten- und Zeitaufwand gleichwertig.
• Auf der Rechnung wird die Analogleistung durch ein nachgestelltes „a“ gekennzeichnet, etwa GOZ-Nr. 2000a.

Den aktuellen Analogziffernkatalog stellt die Bundeszahnärztekammer kostenlos bereit. Prüfen Sie jedes neue Behandlungsverfahren bei der Einführung auf eine passende Analogziffer und hinterlegen Sie diese in der Praxissoftware.

Doppelberechnungen und unzulässige Ziffernkombinationen vermeiden

Bestimmte Leistungen dürfen nicht nebeneinander berechnet werden, weil die eine bereits Bestandteil der anderen ist. Kennt das Team diese Abrechnungsbestimmungen nicht, entstehen Fehler in beide Richtungen: eine unzulässige Doppelberechnung mit Rückforderungsrisiko oder ein unnötiger Verzicht auf berechtigte Positionen. Besonders häufig treten solche Konstellationen bei Beratungsleistungen und in der Implantologie auf, wo viele Positionen Komplexleistungen sind.

Entscheidend ist, jede Ablehnung eines Kostenerstatters zu prüfen, statt sie hinzunehmen. Nicht jede Beanstandung ist berechtigt. Zwei Beispiele aus der chirurgischen Abrechnung, jeweils im Zusammenhang mit der GOZ-Nr. 9100 (Wundverschluss mit vollständiger Schleimhautabdeckung), zeigen den Unterschied. GOÄ steht dabei für die Gebührenordnung für Ärzte, aus der zahnärztliche Praxen bestimmte chirurgische Leistungen übernehmen.

Lehnt die Versicherung die GOÄ-Nr. 2382 neben der GOZ-Nr. 9100 ab, ist das korrekt: Der vollständige Wundverschluss ist von der 9100 bereits abgegolten, auch bei einer schwierigen Hautlappenplastik. Die Ausnahme ist eine Spalthauttransplantation, die kein Leistungsbestandteil der 9100 ist und deshalb auf der Rechnung kenntlich gemacht werden sollte. Lehnt die Versicherung dagegen die GOÄ-Nr. 2675 neben der 9100 ab, ist das nicht korrekt: Weichteilchirurgische Maßnahmen mit eigenständiger Indikation, etwa die Vertiefung des Vestibulums oder des Mundbodens, dienen nicht der Schleimhautabdeckung und sind gesondert berechnungsfähig.

Hinterlegen Sie bekannte Ausschlüsse in der Praxissoftware, sodass unzulässige Kombinationen automatisch auffallen, und schulen Sie das Team zu den häufigsten Konstellationen.

Verzögerte Abrechnung schadet Liquidität und Praxisimage

Fällt Ihre Abrechnungskraft durch Krankheit oder Personalwechsel aus, stockt die Abrechnung. Die Folgen sind unmittelbar: Honorarforderungen, die Wochen nach der Behandlung beim Patienten eingehen, erzeugen Irritation und belasten das Vertrauensverhältnis. Gleichzeitig fehlt der Praxis Liquidität für laufende Kosten. Verspätete Nachforderungen sind im Streitfall zudem schwerer durchzusetzen, weil der Behandlungszusammenhang weniger präsent ist.

Definieren Sie klare Vertretungsregelungen für Ausfallzeiten und machen Sie die Abrechnung nicht von einer einzigen Person abhängig. Wo interne Kapazitäten dauerhaft nicht ausreichen, ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten externen Abrechnungsdienstleister die zuverlässigste Absicherung.

So beugen Sie Fehlern in der GOZ-Abrechnung systematisch vor

Die meisten Abrechnungsfehler entstehen nicht aus mangelndem Fachwissen, sondern aus fehlenden oder unklaren Prozessen. Mit diesen Maßnahmen senken Sie das Fehlerrisiko strukturell:

• Behandlung unmittelbar nach der Sitzung vollständig dokumentieren, inklusive Materialien, Besonderheiten und Zeitaufwand
• Steigerungsfaktor fallbezogen festlegen und die Begründung in der Karteikarte verankern
• Honorarvereinbarung ab dem 3,5-fachen Satz als verbindlichen Schritt vor Behandlungsbeginn standardisieren
• Analogziffernkatalog der Bundeszahnärztekammer regelmäßig prüfen und in der Software aktuell halten
• Ausschlüsse einzelner Leistungen in der Praxissoftware hinterlegen
• Team in regelmäßigen Abständen zu den GOZ-Vorgaben schulen
• Vertretungsregelungen für Ausfallzeiten der Abrechnungskraft festlegen

Fazit

Honorarverluste durch Abrechnungsfehler sind in den meisten Praxen strukturell bedingt und damit behebbar. Lückenhafte Dokumentation, pauschal gesetzte Steigerungsfaktoren, formell unvollständige Honorarvereinbarungen und der Verzicht auf Analogziffern kosten Praxen Jahr für Jahr Honorar, das ihnen zusteht.

Wir von dentisratio übernehmen für Zahnarztpraxen, kieferorthopädische Praxen und zahnmedizinische Kliniken bundesweit die vollständige und rechtssichere GOZ-Abrechnung und das Honorarmanagement, per gesichertem Fernzugriff und mit einem eingespielten Team, das sich laufend fortbildet. Wenn Sie Ihre Abrechnung auf ein solides Fundament stellen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.